Программы для общепита: как автоматизация помогает вести складской учет в ресторане

Учет в общепите необходим для законного ведения бизнеса и отслеживания эффективности работы заведения. В ресторанной отрасли его разделяют на четыре вида:

— Складской учет необходим для отслеживания прихода, расхода и перемещения продуктов. Он позволяет мониторить остатки на складе, выявлять излишки или недостачи, контролировать работу штата.

— Управленческий учет собирает данные и анализирует число посещений, чеков и проданных позиций, доходы, действие акций, уровень среднего чека и другие показатели работы фуд-проекта. В дальнейшем эти цифры позволят управлять рентабельностью и стратегией бизнеса в целом.

— Бухгалтерский учет подтверждает все рабочие операции предприятия, а также контролирует его финансовые ресурсы. Посредством бухучета составляются технологические и калькуляционные карты.

— Налоговый учет зависит от режима налогообложения и включает отчеты для ФНС и формирование корректных отчислений. Также это могут быть, например, на «упрощенке» книга учета расходов и доходов.

Зачастую производственный процесс выглядит таким образом:

• прием продуктов;
• хранение с соблюдением правил продуктового соседства;
• отпуск со склада;
• подготовка и хранение полуфабрикатов, приготовление блюд;
• продажа готовых блюд и товаров;
• обслуживание гостей.

Исходя из этого, владельцы ресторанного бизнеса не могут просто взять продукты по закупочной цене и продать их с наценкой, потому что дело усложняет ряд нюансов.

Мэтры бухгалтерии называют учет в общепите самым обсуждаемым и проблемным из всех отраслей. Регламентируется он общими нормами законодательства, однако имеет свои особенности и усложняется следующими моментами:

1. Сложная структура учета в общепите позволяет проводить операции по складам, кухне и залам только по отдельности.
2. Сырье и готовая продукция учитываются отдельно. Одни и те же продукты могут выступать как в качестве полуфабриката, так и конечного изделия для продажи.
3. В процессе приготовления сырье подвергается тепловой или механической обработке, что приводит к изменению веса.
4. Бизнес в общепите сопровождается большим числом документов: накладные на прием сырья, отчеты о перемещении, акты на выдачу/списание продуктов и оборудования, калькуляционные карты по блюдам, планы-меню и др.
5. Учитываются в ресторанном бизнесе и дополнительные затраты, которые косвенно влияют на выручку: оформление залов под акции или праздники, проведение развлекательных мероприятий, приглашение артистов и пр.
6. Анализируются все рабочие процессы в заведении для определения убыточных сфер деятельности. Если речь идет о крупном бизнесе, то отследить эти данные довольно сложно.

Обеспечивать контроль за процессом готовки в заведениях позволяют технологические и калькуляционные карты (ТК и КК). Первые включают рецепты блюд. А вторые позволяют определить:

— закупочную цену продуктов;
— наценку с учетом всех расходов и планируемой прибыли;
— конечную стоимость блюда;
— выход готовой порции.

При изменении стоимости любого продукта в КК необходимо провести перерасчет блюда. Сделать это можно вручную, однако процесс это долгий и трудоемкий. По этой причине лучше доверить программе по автоматизации ресторана продуктовый учет в отрасли общепита.

Современные IT-решения призваны облегчить учетные процессы в общепите, автоматизируя работу зала, склада и кухни, предоставляя при этом аналитический инструментарий. Рассмотрим, какие статьи учета можно отдать под контроль POS-систем учета для ресторана.

Поставки

Программа регулярно отслеживает продажи. В момент реализации ингредиенты по рецепту из техкарт списываются со склада. Это позволяет предпринимателям прогнозировать реализацию позиций на ближайшее будущее и понимать необходимое количество продуктов на складе и их наличие. Это оградит от переизбытка и лишних трат — потери из-за порчи сырья станут минимальными.

Современные IT-решения могут вести раздельный учет по нескольким складам. Это удобно, когда прием поставки осуществляется не только на склад, но и на кухню, бар или распределяется по цехам.

Складской учет

Система хранит всю документацию по движению продуктов (возврат, списание, перемещение и пр.). Необходимую позицию можно найти по основным параметрам (вид, поставщик, дата прихода, срок годности и пр.).

POS-решения облегчают процедуры списания и инвентаризации. Выявить испорченные или просроченные товары, ошибки или кражи персонала и прочие причины материальных потерь будет гораздо быстрее.

Расчет продажной стоимости блюд

Программы для общепита способны рассчитывать себестоимость конечного блюда. При поставке из приходных накладных себестоимость сырья подтягивается в ТК и КК. Затем при установке продажной стоимости блюд система может сама определить наценку. Или другой способ — сначала установить наценку, а система определит конечную цену блюда.

Учет продуктовых затрат

В момент приготовления заказа продукты по рецепту списываются со склада на основании техкарты при продаже.

Учет подготовленных заранее позиций происходит несколько иначе. Продукты из их состава списываются в момент изготовления. А на остаток встают полуфабрикаты или готовые блюда. Система автоматически рассчитает себестоимость позиций исходя из цены продуктов.

Готовые блюда списываются со склада при продаже. Что касается полуфабрикатов, их готовят заранее. Они могут быть списаны как целиком, так и частями.

Анализ данных

Современные системы для ресторанов способны отслеживать статистику по работе заведения в режиме реального времени. Например, программа учета продуктов в общепите может показать данные по чекам, кто и когда открыл и провел документ, какая была сумма и что заказывал гость. Также система может предоставить данные по остаткам, закупкам, финансам, обороту заведения, маржинальности блюд и другим параметрам. Аналитика позволит своевременно реагировать на снижение выручки и объемов продаж.

Экосистема автоматизации учета в ресторане YUMA способна подстроиться под любой формат бизнеса. Данное IT-решение подойдет как малому предпринимательству, так и крупным сетевым игрокам. Основным функционалом системы является:

— ведение документооборота;
— настройка учета под особенности бизнеса;
— контроль остатков, перемещения полуфабрикатов, блюд, товаров;
— работа с техкартами, калькуляция блюд, рецептуры;
— сбор отчетности и внутренней аналитики;
— интеграция с госсистемами ЕГАИС и Честный знак;
— современная онлайн-касса для работы с компьютера или планшета;
— маркетинговая платформа;
— сайт, QR-меню;
— приложение для доставки;
— приложение для кухни;
— приложение для официантов;
— чаевые онлайн и другие возможности.

YUMA — удобное решение для развития фуд-проекта. Интуитивно понятный интерфейс не вызовет трудностей при освоении системы и последующего обучения. Кроме того, техподдержка всегда готова прийти на помощь. А до приобретения программу можно протестировать в течение 14 дней.

Многие рестораторы, владельцы кофеен, стрит-фудов, баров, кальянных и других предприятий выбрали автоматизацию с YUMA. Их привлекает простота использования и многокомпонентность при разумной стоимости.

Учет в общепите — дело тонкое. Иногда могут уйти годы, чтобы грамотно организовать работу заведения и следить за эффективностью его работы. Раньше при высокой нагрузке логичнее было нанять дополнительных менеджеров, администраторов и бухгалтеров. Однако такой путь сопряжен с ростом затрат и не всегда устраивает предпринимателей.

Сегодня же современные программы для ресторанов способны оптимизировать рабочие процессы компании при меньших инвестициях. Новые разработки минимизируют ручной труд и позволяют наладить управление и учет в заведении, а также направить фуд-проект к росту.

Компания YUMA предлагает систему автоматизации полного цикла, которая охватывает все рабочие процессы заведения: взаимодействие кухни и зала, спецпредложения и акции, работу склада, сайт, мобильное приложение, доставку и многое другое. Для получения консультации по внедрению программы и другим вопросам по ее работе обратитесь к менеджерам по развитию бизнеса.

Попробуйте YUMA бесплатно: 14 дней доступа к облачной системе автоматизации ресторана. Оцените преимущества прямо сейчас и начните путь к увеличению прибыли!

Читайте также:

• Как выбрать программу для общепита: подробное руководство
• TOP-5 IT-решений для автоматизации ресторана в 2025 году
• Как снизить расходы в ресторане и кафе